Bayangkan betapa repotnya jika kita tidak pernah mempunyai laporan/track record dari semua hal yang telah kita lakukan selama hidup, seperti kartu identitas, evaluasi hasil belajar, Ijazah, struk pembelian, kwitansi ataupun catatan penting yang bisa kita gunakan di masa mendatang.
Di masa sekarang, dimana informasi dan kebutuhan semakin bertambah, kita perlu teliti dalam menyalurkan uang kita dan laporan transaksi menjadi begitu penting fungsinya untuk bahan evaluasi atau tolak ukur langkah kita, baik di kehidupan sehari-hari maupun pekerjaan. Mungkin saja Anda hobi belanja, namun ada baiknya belanja lah sesuatu yang benar-benar berguna atau memiliki nilai investasi pada barang tersebut. Bagi Anda yang mempuyai jiwa wirausaha, tetap cermat dalam mengatur biaya produksi dan alur transaksi dengan pelanggan.
Pentingnya catatan transaksi dengan pelanggan bertujuan agar Anda dapat menjalani bisnis secara maksimal dengan meminimalisir kesalahan. Dengan demikian, pelanggan pun merasa aman berbisnis bersama Anda. Keuntungan lainnya adalah Anda dapat dengan mudah melihat transaksi yang belum terselesaikan, jumlah saldo saat ini, maupun uang Anda yang masih berada di “luar”. Singkatnya, catatan transaksi untuk pelanggan ini berguna untuk mengontrol piutang Anda secara akurat.
Sekarang bagaimana caranya agar laporan transaksi pelanggan dapat terawasi dengan benar? Mari simak 2 cara pembukuan beserta masing-masing kelebihannya:
1. Membuat buku besar piutang untuk masing-masing pelanggan
Buku besar piutang dapat dilakukan dengan membuat rincian seluruh biaya, pembayaran, dan pembayaran yang jatuh tempo. Buku besar ini dapat berupa data serta dokumen transaksi pelanggan dengan akses tertentu pada 1 orang atau 1 departemen yang Anda percayakan.
Kelebihan:
- Dibantu akuntan dan auditor, pekerjaan terasa lebih ringan.
Kekurangan:
- Butuh biaya ekstra untuk membayar jasa akuntan;
- Akses pada data sangat terbatas;
- Dokumen dapat rusak atau hilang karena human error;
- Sulit mengawasi.
2. Laporan rekening pelanggan secara online
Pada model akuntansi modern ini, Anda dapat menyimpan seluruh data transaksi Anda dengan pelanggan secara online. Teknologi ini memungkinkan Anda menjalankan program tanpa instalasi dan memudahkan pengguna untuk mengakses data melalui komputer menggunakan jaringan internet.
Kelebihan:
- Semua data tersimpan secara terpusat (server);
- Tidak perlu repot menyediakan infrastruktur seperti data center, media penyimpanan/storage dll karena semua telah tersedia secara virtual;
- Keamanan data terjaga, tersedianya jaminan platform teknologi, jaminan ISO, data pribadi, dll;
- Fleksibilitas tinggi, kemudahan data akses kapan dan dimanapun kita berada. Anda dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa perlu membeli peralatan tambahan seperti hard disk, dokumen, map folder, serta ATK lainnya.
Kekurangan:
- Perlu akses internet (menggunakan kuota).
Nah, setelah mengetahui beberapa keuntungan dari 2 cara tersebut, Anda dapat memilih cara yang paling aman dan mudah dalam mencatat transaksi rekening pelanggan Anda.